Theo dõi và trả lời khách hàng nhanh hơn

• Nhận hội thoại mới nhanh hơn
• Theo dõi trạng thái đang nhập và đã xem
• Xem được tin nhắn đã thu hồi hoặc đã xóa
• Giữ luồng xử lý ổn định cho đội nhiều người

• Nhận tin nhắn nhanh và ổn định
• Giữ mạch xử lý khi khách xóa hoặc thu hồi tin
• Giảm đứt mạch thông tin giữa sale và CSKH

Khi khách tiềm năng và khách hàng nhắn đến nhiều, đội ngũ thường gặp ba vấn đề: không thấy hội thoại mới kịp thời, không rõ ai đang xử lý khách nào và khó giữ lịch sử trao đổi khi cần bàn giao. Một màn chat tập trung, cập nhật nhanh và ổn định là phần hạ tầng quan trọng nhất để giải quyết ba điểm nghẽn này.

Với 3FTool, hội thoại không còn nằm rải rác theo từng tài khoản hay từng máy. Đội vận hành có một nơi để theo dõi hội thoại mới, trạng thái đã xem, đang nhập và mở nhanh đúng cuộc trò chuyện cần xử lý.

• Hiển thị hội thoại mới nhanh để giảm độ trễ phản hồi
• Theo dõi trạng thái nhập liệu, đã xem và nhịp trao đổi của khách
• Xem lại tin nhắn đã thu hồi hoặc đã xóa để giữ đúng ngữ cảnh xử lý
• Giữ luồng xử lý ổn định cho đội nhiều người và nhiều tab làm việc
• Kết hợp với panel thông tin hội thoại, media và dữ liệu liên quan

B1. Chọn các account Zalo đang có nhiều hội thoại nhất để đưa vào inbox chung trước.

B2. Xác định ai trực khách mới, ai phụ trách khách cũ và ai nhận trường hợp khó.

B3. Bật thông báo cho các tình huống cần phản hồi nhanh.

B4. Khi chat đã ổn định mới thêm bot, chuyển cho nhân viên hoặc chiến dịch.

Trước hết, hãy xác định account nào cần được theo dõi tập trung và nhóm nhân sự nào sẽ trực theo ca hoặc theo nhiệm vụ. Sau đó chuẩn hóa quy tắc tiếp quản: khách mới ai xử lý, khách cũ ai theo, case khó chuyển cho ai.

Khi chat đã chạy ổn định, doanh nghiệp mới nên thêm bot, thông báo hoặc chiến dịch. Nếu làm ngược lại, hệ thống sẽ có tự động hóa nhưng đội ngũ vẫn không xử lý được hội thoại một cách rõ ràng.

Đây cũng là nơi một điểm khác biệt rất thực tế phát huy tác dụng: khi khách thu hồi hoặc xóa tin nhắn, đội ngũ vẫn có thể xem lại nội dung để không mất mạch tư vấn hoặc chăm sóc.

Chat trực tiếp phù hợp với đội bán hàng hay đội chăm sóc khách hàng?
Cả hai. Đội bán hàng cần thấy khách mới thật nhanh, còn đội chăm sóc khách hàng cần giữ trạng thái xử lý rõ ràng khi lượng hội thoại tăng.

Inbox có giá trị nếu doanh nghiệp mới có ít account không?
Có, nếu lượng hội thoại đã đủ lớn hoặc nhiều người cùng tham gia xử lý. Giá trị nằm ở tốc độ phản hồi và khả năng bàn giao, không chỉ ở số lượng account.

Có xem được tin nhắn đã thu hồi hoặc đã xóa không?
Có. Đây là một khác biệt rất hữu ích trong vận hành thật vì giúp đội ngũ giữ ngữ cảnh trao đổi ngay cả khi khách đã thu hồi hoặc xóa tin nhắn.